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CURSO DE MANEJO DE INDICADORES

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QUE ES UN INDICADOR DE GESTION

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COMO DISEÑAR UN INDICADOR

Con cada indicador hay que hacer lo siguiente:

— seleccionarlo entre otros;

— darle un nombre;

— forma de cálculo: su especificación y fluentes de información;

— forma de representación;

— definición de responsabilidades;

— definición de umbrales y objetivos.

Ejemplo:

PROCESO DE ENTREGA Misión: Poner a disposición del cliente el producto que él dice que quiere y donde lo quiere, correctamente identificado.
Tareas: — Expedir — Controlar el almacén de producto final — Seguimiento de las expediciones/transportistas — Gestión logística (tamaño de lotes, entregas, etc.)
Responsable del proceso:
Director Logística
Indicadores: Responsable y periodicidad:

Indicadores de 1º  nivel	Responsable	Periodicidad
N° incidencias en la entrega	Jefe Almacén	Semanal
Atrasos en las entregas	Director Logística	Mensual
Indicadores de 2° nivel	Responsable	Periodicidad
Análisis tipología incidencias de atrasos en las entregas	Director Logística	Mensual

TIPOS DE INDICADORES

Indicadores de cumplimiento: teniendo en cuenta que cumplir tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con los ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos,

Indicadores de evaluación: Teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con el rendimiento que obtenemos de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios y/o los métodos que nos ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de Gestión de pedidos siguiendo las directrices del modelo Reder de EFQM.

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad  para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, Periodo de maduración de un producto, ratio de piezas / hora, rotación del material,

Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente  un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los "buffer" de fabricación y de los cuellos de botella (Ver teoría de las limitaciones TOC). 

ALGUNAS DEFINICIONES

Plan estratégico: Proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y asignando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

Propietario del proceso: Persona responsable de la gestión del proceso asignado y por tanto de sus resultados, de su rentabilidad y de la organización necesaria para el óptimo funcionamiento del proceso.

Visión: Declaración el la que se describe cómo desea ser la organización en el futuro.

ALGUNAS DEFINICIONES

Accion de mejora : Resultado directo de la búsqueda de soluciones a los puntos débiles detectados

Criterio: Norma para conocer la verdad, juicio o discernimiento

Cuadro de mando : herrammienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta dirección y a las funciones responsables una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.

despliegue: Metodología desarrollada con el propósito de trasladar los objetivos estratégicos de la organización a las distintas funciones y niveles de la organización.

estrategia: Plan estructurado para lograr los objetivos.

indicador: Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.

medida: Expresión del resultado de una medición.

medición: Acción y efecto de medir, de comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces está la unidad contenida en la cantidad.

métrica: Criterio de medición.

misión: Declaración que describe el propósito o razón de ser de una organización.

objetivo: Algo ambicionado o pretendido.

objetivo del proceso: Lo ambicionado o pretendido, relacionado con los resultados del proceso.

parámetro: Dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situación.

PARA TENER EN CUENTA

•Es necesario explicar al personal de la organización que el objeto del indicador, no es sancionador sino de mejora para todos.

•Antes de comunicar los resultados de los indicadores, es importante conocer el grado de confidencialidad de la información que se pretende difundir.

VALIDACION DE LOS INDICADORES

•tiene por objeto comprobar que estos son útiles y rentables y para ello se debe comprobar la utilidad de los resultados alcanzados y estos deben ser capaces de responder cuestiones como:

   si el indicador es útil o no, si sirve para la toma correcta de decisiones, si sus representaciones graficas son claras o no, si es compatible con el resto de indicadores de manera que permita contrarrestar diversos tipos de resultados arrojados en cualquier investigación.

IMPLANTACION DEL SISTEMA DE INDICADORES

•Los requisitos que se precisan para llevar a cabo una implantación efectiva de indicadores son:

•involucración y motivación de las personas

•formación de las personas involucradas.

DISEÑO DE UN INDICADOR

1.  Seleccion de un indicador
2. Denominacion de un indicador
3. Forma de càlculo:Su especificaciìn y fuentes de informaciòn
4. Forma de representaciòn
5. Definiciòn de responsabilidades
6. Definiciòn de pasos a seguir, para el logro de objetivos.

SUS CARACTERISTICAS

•Expresión numérica representativa de la consecución de un resultado o de una acción. Se expresa normalmente a través de una cifra.

 

•Analizando su evolución, permite  tomar decisiones sobre las posibles variables de control relacionadas al objeto establecido.

•Representa un resultado importante relacionado directa o indirectamente con la actividad de la organización, con objeto de ser fieles y representativos.

•Es comparable en el tiempo para poder analizar su evolución.

•Ser fiables, es decir proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez de las continuas medidas.(por ejemplo % respuesta en las encuestas)

SUS VENTAJAS

•Analizar la situación actual de la organización y de sus procesos basadas en hechos y datos

•Establecer objetivos y planes de futuro acordes a la realidad de la empresa

•Evaluar y reconocer con objetividad el trabajo de las personas y equipos de mejora implicados en los procesos.

•Gestionar con mayor eficiencia y eficacia los recursos de la organización.

OBJETIVOS DE UN INDICADOR

•Debe cumplir una serie de características para que podamos considerarlo adecuado, el criterio generalmente adecuado dice que un objetivo es bueno cuando es: MARTE.

 Medible , Alcanzable, Realista , Temporal

y  Específico.

No se puede Gestionar, lo que no se puede medir" "No se puede Mejorar, lo que no se mide"

Definición

Son herramientas de gestión útiles para evaluar dónde estamos y hacia dónde vamos con respecto a nuestra misión, visión y valores para evaluar programas específicos y determinar su impacto.

INDICADORES DE GESTION